KI in der Steuerkanzlei einführen: der erste Pilot

Eine kleine Steuerkanzlei braucht für den Einstieg in KI zuerst einen klaren Arbeitsablauf. Welcher wiederkehrende Handgriff kostet Zeit? Woran erkennt das Team ein brauchbares Ergebnis? Und wer prüft es? Wenn diese drei Fragen beantwortet sind, lässt sich ein überschaubarer Pilot planen. Der folgende Ablauf ist ein Vorschlag für Kanzleien mit einem bis zehn Mitarbeitenden; Dauer und Umfang hängen vom gewählten Prozess ab.

1. Einen konkreten Prozess auswählen

Sammeln Sie mit dem Team Aufgaben, die jede Woche vorkommen. Ein guter Einstieg könnte ein Entwurf für eine Unterlagenanforderung aus einer vorgegebenen Checkliste sein. Auch die Zusammenfassung bereits freigegebener Informationen oder ein Vorschlag für die Zuordnung einer Tätigkeit zu einem Mandat kann sich zum Testen eignen. Entscheidend ist, dass sich das Ergebnis anhand einer bekannten Vorlage kontrollieren lässt.

Beschreiben Sie den Pilot in einem Satz: „Aus dieser Eingabe soll dieser Entwurf entstehen; diese Person gibt ihn frei.“ Begrenzen Sie den ersten Versuch auf eine Aufgabe und wenige Beteiligte. Fristentscheidungen, steuerliche Würdigungen und automatische Nachrichten an Mandanten sind für diesen einfachen Einstieg keine geeignete Abkürzung. Weitere Ansatzpunkte finden Sie in unseren KI-Szenarien für den Kanzleialltag.

2. Den heutigen Aufwand festhalten

Bevor das Team mit KI arbeitet, führen Sie den ausgewählten Prozess einige Male wie gewohnt aus. Notieren Sie die benötigte Zeit, Rückfragen und typische Korrekturen. Die Fälle sollten vergleichbar sein: Eine kurze Standardanfrage und ein komplexer Sonderfall liefern sonst ein verzerrtes Bild. Diese Ausgangswerte sind später Ihre Vergleichsbasis.

• Welche Informationen benötigt die bearbeitende Person am Anfang?
• Wie lange dauern Vorbereitung, Bearbeitung und Kontrolle zusammen?
• Welche Fehler oder fehlenden Angaben führen zu Nacharbeit?
• Was muss ein Ergebnis erfüllen, bevor es verwendet werden darf?

3. Testdaten und Zugriffsrechte vorbereiten

Beginnen Sie mit fiktiven Beispielen, die Ihren echten Ablauf abbilden. Dazu gehört auch ein unvollständiger oder widersprüchlicher Fall: Das System soll dann auf fehlende Angaben hinweisen können. Legen Sie eine Musterantwort fest, damit die Bewertung nicht nur nach Sprachgefühl erfolgt. Ein flüssig formulierter Entwurf kann trotzdem falsche Angaben enthalten.

Vor dem Einsatz echter Mandantendaten müssen die verantwortlichen Personen in der Kanzlei die vorgesehenen Werkzeuge, Verträge, Datenflüsse und Berechtigungen prüfen und freigeben. Dokumentieren Sie, welche Daten an welchen Dienst übermittelt werden und wer Zugriff erhält. Unsere Seite zu Sicherheit und Datenverarbeitung beschreibt den Ansatz von syn.tax; die konkrete Einrichtung richtet sich nach Ihrer Umgebung.

4. Die Verbindung zu DATEV passend zum Prozess wählen

Nicht jede erste Aufgabe benötigt eine direkte DATEV-Anbindung. Für einen Textentwurf mit fiktiven Daten genügt zunächst eine klar abgegrenzte Eingabe. Benötigt der Ablauf aktuelle Mandats- oder Auftragsinformationen, müssen Datenquelle, Aktualität und erlaubte Zugriffe geklärt werden. Auch vorhandene DATEV-Produkte, Lizenzen und die technische Kanzleiumgebung spielen dabei eine Rolle.

MCP ist eine technische Möglichkeit, einem KI-Assistenten definierte Werkzeuge bereitzustellen. Daraus entsteht nicht automatisch Zugriff auf alle DATEV-Daten. Welche Informationen tatsächlich lesbar sind und ob Änderungen möglich sein sollen, muss für die jeweilige Anbindung festgelegt werden. Auf DATEV mit KI verbinden erläutern wir die Unterschiede zwischen Export, direkter Anbindung und MCP sowie die Voraussetzungen.

5. Einen kurzen Pilot mit klaren Rollen durchführen

Als Beispiel kann ein Pilot zwei Wochen umfassen. An den ersten Tagen richten Sie einen einzelnen Ablauf ein und prüfen die vorbereiteten Testfälle. Danach bearbeiten die Beteiligten passende Aufgaben mit derselben Vorlage und dokumentieren Ergebnis, Prüfzeit und Korrekturen. Am Ende wird gemeinsam entschieden, ob eine weitere Erprobung sinnvoll ist. Zwei Wochen sind ein Planungsbeispiel, keine Zusage für einen produktiven Rollout.

• Eine verantwortliche Person hält Umfang, Freigaben und offene Fragen fest.
• Die Mitarbeitenden dokumentieren auch unbrauchbare Ergebnisse und Abbrüche.
• Eine fachlich zuständige Person prüft die Ergebnisse vor ihrer Verwendung.
• Bei unerwarteten Datenzugriffen oder wiederholt falschen Zuordnungen wird der Versuch angehalten und die Ursache geklärt.

6. Den Nutzen inklusive Nacharbeit bewerten

Vergleichen Sie die vollständige Bearbeitungszeit mit Ihrer Ausgangsbasis. Wenn ein Entwurf schnell entsteht, aber lange korrigiert werden muss, ist wenig gewonnen. Berücksichtigen Sie neben der Zeit auch Vollständigkeit, Fehler und die Einschätzung des Teams. Halten Sie Einrichtungsaufwand und laufende Kosten getrennt fest, damit eine einzelne schnelle Aufgabe das Gesamtbild nicht verzerrt.

Geht es im Pilot um Zeiteinträge, unterscheiden Sie Anwesenheit von mandatsbezogenen Leistungen. Ein Vorschlag muss mindestens zum richtigen Mandat, zur Tätigkeit und zur tatsächlichen Dauer passen. Unsere Leistungszeiterfassung für Steuerberater beschreibt diesen Anwendungsfall und die vorgesehenen Prüfschritte.

7. Erst nach der Auswertung erweitern

Am Ende stehen drei mögliche Entscheidungen: den Ablauf unter festgelegten Bedingungen weiter nutzen, nachbessern und erneut testen oder den Versuch beenden. Dokumentieren Sie die Grenzen, die freigegebene Vorlage und eine Vertretung für Rückfragen. Neue Aufgaben oder weitere Datenquellen werden anschließend einzeln geprüft. So weiß das Team auch nach dem Pilot, wofür das Werkzeug geeignet ist.

Wenn Sie einen ersten Prozess gemeinsam eingrenzen möchten, können wir im Erstgespräch Ihren heutigen Ablauf, die vorhandenen Programme und ein sinnvolles Testziel besprechen. Daraus lässt sich ableiten, welche Einrichtung Ihr Team tatsächlich braucht.