syn.tax

Datenschutzerklärung

Stand: August 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Syn.tax GbR
Wiesingerweg 26
20253 Hamburg
E-Mail: hallo@syn-tax.de

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, da die gesetzlichen Voraussetzungen für eine Benennungspflicht nicht vorliegen.

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Rechtsgrundlagen sind insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) und — soweit eine Einwilligung eingeholt wird — Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

3. Hosting

Diese Website wird gehostet bei der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, in einem Rechenzentrum in Nürnberg. Beim Aufruf der Website verarbeitet der Hoster technische Zugriffsdaten (siehe Server-Logfiles). Mit der Hetzner Online GmbH wurde ein Vertrag über Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO geschlossen. Eine Übermittlung in Drittländer findet im Rahmen des Hostings nicht statt; die Verarbeitung erfolgt ausschließlich in Rechenzentren in Deutschland.

4. Backend und Datenbank

Für Anwendungsdaten (Konten, Kanzlei- und Vorgangs­daten) betreiben wir die Datenbank- und Backend-Software Convex selbst — auf unserer eigenen, verschlüsselten Server-Infrastruktur bei der Hetzner Online GmbH in Deutschland (siehe Ziffer 3). Speicherort der Daten: ausschließlich Deutschland. Ein externer Backend-Anbieter erhält keinen Zugriff auf die Anwendungsdaten.

5. Server-Logfiles

Bei jedem Aufruf der Website werden automatisiert Informationen erfasst, die Ihr Browser übermittelt: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite, Browsertyp und -version, Betriebssystem sowie Referrer-URL. Diese Daten dienen der Sicherstellung des Betriebs und der Sicherheit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und werden spätestens nach 30 Tagen gelöscht.

6. Cookies

Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies, insbesondere zur Sitzungsverwaltung nach der Anmeldung (Authentifizierung). Diese Cookies sind für den Betrieb der Anwendung erforderlich; Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Analyse-, Marketing- oder Drittanbieter-Cookies setzen wir derzeit nicht ein. Sollte sich das ändern, holen wir vorab Ihre Einwilligung über den Cookie-Hinweis ein.

7. Registrierung und Anmeldung

Bei der Registrierung verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, Passwort (als Hash) sowie ggf. den Kanzleinamen. Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung des Nutzerkontos (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Daten werden gelöscht, wenn das Konto aufgelöst wird und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

8. Mandanten-Portal und Kanzleidaten

Steuerkanzleien können in syn.tax Daten ihrer Mandanten verarbeiten (z. B. Belege, Fristen, Dokumente). Insoweit handelt die jeweilige Kanzlei als Verantwortliche und wir als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Grundlage ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag, der mit jeder Kanzlei vor Beginn der Verarbeitung geschlossen wird. Portalzugänge sind strikt je Mandant getrennt; fachliche Änderungen werden in einem Audit-Log protokolliert.

9. KI-gestützte Funktionen

Für die automatische Texterkennung von Belegen (OCR) nutzen wir Azure AI Document Intelligence der Microsoft Ireland Operations Ltd. in einer EU-Region (Rechenzentrum in Deutschland oder einem anderen EU-Land); die weitere Auswertung erfolgt über Azure OpenAI in derselben EU-Region. Dabei werden die Inhalte der hochgeladenen Belege an den Anbieter übermittelt, dort nicht dauerhaft gespeichert und nicht zum Training verwendet. KI-Vorschläge werden stets durch Menschen geprüft; eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Personenbezogene Echtdaten werden erst verarbeitet, wenn mit dem Anbieter ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO geschlossen ist; bis dahin durchlaufen diese Funktion ausschließlich Testdaten.

10. Kontaktaufnahme

Bei Kontaktaufnahme per E-Mail werden die übermittelten Angaben zur Bearbeitung der Anfrage verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO) und gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind.

11. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten:

  • Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
  • Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
  • Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
  • Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
  • Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
  • Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zudem haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Zuständig ist z. B. die Aufsichtsbehörde des Bundeslandes, in dem wir unseren Sitz haben: Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Ludwig-Erhard-Straße 22, 20459 Hamburg.

12. Speicherdauer und Löschung

Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald der Zweck der Verarbeitung entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z. B. nach § 147 AO, § 257 HGB) entgegenstehen.

13. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Rechtslage oder unsere Datenverarbeitung ändert. Es gilt jeweils die hier veröffentlichte Fassung.