Identifizierung und Ausweise
Angaben zu den zu identifizierenden Personen, Identifizierungsverfahren und Nachweise bleiben zusammen. Ein hochgeladenes Dokument ist noch keine abgeschlossene Identifizierung: Ihr Team hält die Prüfung gesondert fest.
GWG-Prüfung für Steuerkanzleien
Nachweise zusammen.
Prüfstand im Blick.
Ein Ausweis im Postfach, ein Registerauszug in der Ablage, eine offene Rückfrage: syn.tax führt die GWG-Unterlagen und Prüfschritte am Mandat zusammen. Ihr Team bereitet vor. Die berechtigte Person prüft und gibt fachlich frei.
Von der Mandatsaufnahme bis zur späteren Aktualisierung.
Muster GmbH
Mandatsaufnahme · GWG-Prüfung
- Angaben zum Mandanten Erfasst
- Identifizierungsnachweise Hinterlegt
- Wirtschaftlich Berechtigte Erfasst
- RegisterabgleichNoch zu prüfen
- Fachliche FreigabeAusstehend
Der nächste Schritt ist klar.Registerunterlagen prüfen und das Ergebnis dokumentieren. Danach kann der vollständige Entwurf vorgelegt werden.
Nachweise am Mandat Getrennte fachliche Freigabe Hosting in Deutschland
Ein gemeinsamer Ablauf
Vom ersten Nachweis
zum Aktenvermerk.
Die nächste Aufgabe ergibt sich aus dem Prüfstand. Das erleichtert Rückfragen, Vertretungen und die Übergabe zur Freigabe.
- 1
Nachweise zusammenführen
Mandantenangaben, Ausweise und Registerunterlagen am Mandat sammeln. Fehlende Unterlagen können über das Portal angefordert werden. Ihr Team sieht, was vorliegt und was noch geprüft werden muss.
- 2
Prüfung vorbereiten
Identifizierung, wirtschaftlich Berechtigte und Risikofaktoren strukturiert bearbeiten. Feststellungen und offene Fragen stehen im Prüfungsblatt. Die Assistenz kann vorbereiten und den Stand zur fachlichen Prüfung vorlegen.
- 3
Fachlich freigeben
Eine Person mit GWG-Freigaberecht prüft den vorgelegten Stand. Beim Abschluss entsteht ein Aktenvermerk als PDF. Vorbereitung und Freigabe sind getrennt dokumentiert; spätere Aktualisierungen erhalten eine neue Version.
Was zusammengehört
Die Prüfung Schritt
für Schritt bearbeiten.
Dokumente allein zeigen noch nicht, ob ein Mandat geprüft ist. Deshalb stehen Nachweise, Feststellungen, offene Punkte und Freigabe im selben Ablauf.
Wirtschaftlich Berechtigte
Erfassen Sie die relevanten Personen und die Angaben zur Beteiligungsstruktur im Prüfungsblatt. So bleiben offene Fragen zur Gesellschaft für die fachliche Prüfung sichtbar.
Registerunterlagen und Abgleich
Dokumentieren Sie Registerart, Abrufdatum, Auszug und Ergebnis des Abgleichs. Abweichungen erhalten eine Beschreibung. Unterlagen lassen sich beim Mandanten anfordern; die inhaltliche Prüfung übernimmt die Kanzlei.
Risikofaktoren und Begründung
Eine strukturierte Checkliste führt durch Tätigkeiten, Branche, geografische Bezüge und Auffälligkeiten. Aus den Angaben wird eine Risikoeinstufung abgeleitet. Die fachliche Bewertung und erforderliche Maßnahmen bleiben Aufgabe der berechtigten Person.
Vorlage und Freigabe
Die Assistenz bereitet vor, die berechtigte Person gibt fachlich frei. Ändert sich der vorgelegte Entwurf, muss er erneut vorgelegt werden. So bezieht sich die Freigabe auf einen bestimmten Stand.
Aktualisierung und Nachverfolgung
Der Prüfstatus und anstehende Aktualisierungen bleiben am Mandat sichtbar. Eine neue Prüfung übernimmt Angaben aus der bisherigen Version. Der abgeschlossene Aktenvermerk bleibt erhalten; fehlende Nachweise werden gezielt nachgefordert.
Für die Kanzleiführung
Offene Prüfungen erkennen.
Gezielt weiterarbeiten.
Welches Mandat wartet auf einen Nachweis? Welche Prüfung ist zur Freigabe bereit? Wo steht eine Aktualisierung an? Dokumentierte Prüfschritte geben Ihrem Team eine gemeinsame Grundlage, ohne jeden Vorgang erst aus E-Mails rekonstruieren zu müssen.
Auch die kanzleiweite Risikoanalyse hat ihren Platz.
Mandatsprüfungen und die Risikoanalyse Ihrer Kanzlei sind eigene Aufgaben. Im separaten Arbeitsbereich dokumentieren Sie Kanzleistruktur, Risiken, Begründungen und Maßnahmen. Die Übersicht der geprüften Mandate unterstützt die Bewertung; die Entscheidung trifft Ihre Kanzlei.
Ist das eine automatische Geldwäscheprüfung?
syn.tax unterstützt das Sammeln von Nachweisen, die strukturierte Dokumentation, die Risikoableitung und den Freigabeablauf. Die fachliche Prüfung und Entscheidung bleiben bei der Kanzlei. Eine automatische PEP- oder Sanktionslistenprüfung ist nicht enthalten.
Kann meine Assistenz die Prüfung vorbereiten?
Ja. Vorbereitung und fachliche Freigabe sind getrennt. Die Assistenz kann Angaben und Unterlagen zusammentragen und den Entwurf vorlegen. Abschließen darf eine Person mit ausdrücklich zugewiesenem GWG-Freigaberecht.
Was übernimmt der Mandant?
Über das Portal kann der Mandant angeforderte Angaben und Unterlagen bereitstellen, etwa eine Ausweiskopie oder einen Registerauszug. Ihr Team prüft anschließend Inhalt und Vollständigkeit. Ein Upload allein gilt im Ablauf nicht als fachliche Freigabe.
Ersetzt das einen Registerabgleich?
Nein. Die Software hilft beim Anfordern, Ablegen und Dokumentieren der Unterlagen. Ob die Nachweise ausreichen und wie eine Abweichung zu bewerten ist, entscheidet die Kanzlei. Registerergebnis und Prüfung werden ausdrücklich dokumentiert.
Was passiert nach dem Abschluss?
Der abgeschlossene Prüfstand bleibt dokumentiert. Bei einer Aktualisierung entsteht eine neue Version mit Anlass und Bezug zur bisherigen Prüfung. Damit lässt sich nachvollziehen, was wann vorbereitet und fachlich freigegeben wurde.
Gibt es auch eine kanzleiweite Risikoanalyse?
Ja. Dafür gibt es einen eigenen Arbeitsbereich mit Angaben zur Kanzlei, Risikomatrix, Feststellungen und Maßnahmen. Die Mandantenstruktur aus abgeschlossenen Prüfungen unterstützt die Übersicht. Die Kanzlei begründet ihre Bewertung und gibt die Risikoanalyse gesondert frei.
Wie starten wir und was kostet das?
Die GWG-Funktionen gehören zum Paket Alle Module. In einem Erstgespräch zeigen wir einen beispielhaften Aufnahmefall und klären Umfang, Einrichtung und Preis für Ihre Kanzlei. Die auf der Zeiterfassungsseite genannten Paketpreise beziehen sich auf die Zeiterfassung.
An einem Beispiel kennenlernen
Gehen wir eine
Mandatsaufnahme durch.
Wir zeigen, wie Unterlagen ins Portal kommen, Ihr Team die Prüfung vorbereitet und die fachliche Freigabe dokumentiert wird. Gemeinsam schauen wir, wie das zu Ihrem Kanzleiablauf passt.
30 Minuten · unverbindlich · persönlich